【讀書筆記】超條列式表達

Summary Notes: 

  1. 超條列式與一般條列式的不同:bullet points + 結構化、故事畫、訊息化
    1. 結構化 – 讓人一瞬間就了解全貌
    2. 故事化 – 讓人興致不減讀到最後
    3. 訊息化 – 讓對方被打後進而有所行動 (actionable)
  2. 在超條列式表達之前先思考:
    1. 條列式表達是否成為目的?
    2. 是否清楚自己究竟想達成什麼?
    3. 是否已經先設想好傳達的對象是誰?
  3. 結構化 – 有重點、有層級、有關聯、有表達意議 >>> “事項層級感的整合”
    1. 把事項群組化,注意區分“狀態、現象、行為” (verb agreement)
      1. 表達行為:他動詞 – action verbs (有主詞)表達某人對某事造成影響的行為,行為是目的
      2. 表達當時的現象、狀態: 自動詞  (形容詞)
        1. Example: 敘述現象用nouns, 形容詞,提供對策使用他動詞
      3. 嚴禁使用名詞結尾(語意過於曖昧不明)
      4. 群組要以第一句話來說明,每個群組的第一句話要有關聯性
    2. 善用並聯與串聯 >>> 時間軸的使用方式
      1. 並聯 (無時間順序)
        1. 問題點、對策列表、結果列表
      2. 串連 (有時間順序)
        1. 問題發生、對策、結果
        2. 未來願景、中期經營策略、戰術
    3. 宣告組成的架構
      1. 提供有幾項內容等等
      2. 應用:
      1. Email: 有關XXX的工作狀況,在此有兩項報告和請示。
  4. 故事化 — 製造誘因,想像情景讓對方認為事情與自己息息相關 >> “傳達對象是誰?“
    1. 建構引言:因人或情況考慮而有不同
      1. 在引言說出對方期待的事或目標 (早點得到答案、重點)
      2. 若對方對提案背景或原委不了解,可以先提背景
    2. MECE — 互無遺漏、互不重複
      1. *注意:有時MECE表達會讓誘因消失,需要藉由鎖定來凸顯報告重點
      2. 條列式思考:使用絕對MECE
      3. 條列式表達:使用相對MECE (鎖定對方重視的部分來述敘)
    3. 善用專有名詞讓概念具象化 (Be Specific) 
      1. 抽象事物更需使用專有名詞,給出例子
    4. 聽者才是主角
      1. 套用聽眾的名字、組織、公司名稱等
      2. 先考慮到對方的情況
  5. 訊息化 — 表明自己的立場,讓對方心動並願意採取行動 (Have a voice) >> “是否選擇了一條安全的表達之路?“
    1. 不要:提出一般論、無可厚非的事等
    2. 排除隱性贅述:用不著提及的詞 — 不要說廢話
      1. 內容沒意義,不如排除,鎖定重點的表達
      2. 無意義的詞:“改善”、重新調整、推行、最佳化、平衡、徹底、強化、實踐 —> 如果沒有具體的方式,以上的詞就毫無意義
    3. 使用否定:強調不做的事,有效傳達自己的意圖
      1. 以….. 而非
      2. 與其…. 不如
      3. 不….而是
      4. 可以用相對否定,就是強調對比即可:比起….. 不如……, 從 A 到 B 
    4. 使用數字
      1. 履歷三大數字: 持有權限金額、管理人數、營業額  & 利潤 
        1. 自己的經驗能用什麼數字來表示?
        2. 這項數字的指標是什麼?
      2. 公司願景、個人夢想也需加入數字 >>> 表示狀態、期限
  6. 隨時隨地使用超條列式表達
    1. Email
    2. PPT
    3. 論文
    4. 履歷等

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