【讀書筆記】超條列式表達

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Summary Notes:

超條列式與一般條列式的不同：bullet points + 結構化、故事畫、訊息化
1. 結構化 – 讓人一瞬間就了解全貌
2. 故事化 – 讓人興致不減讀到最後
3. 訊息化 – 讓對方被打後進而有所行動 (actionable）
在超條列式表達之前先思考：
1. 條列式表達是否成為目的？
2. 是否清楚自己究竟想達成什麼？
3. 是否已經先設想好傳達的對象是誰？
結構化 – 有重點、有層級、有關聯、有表達意議 >>> “事項層級感的整合”
1. 把事項群組化，注意區分“狀態、現象、行為” (verb agreement)
  1. 表達行為：他動詞 – action verbs （有主詞）表達某人對某事造成影響的行為，行為是目的
  2. 表達當時的現象、狀態: 自動詞（形容詞）
    1. Example: 敘述現象用nouns, 形容詞，提供對策使用他動詞
  3. 嚴禁使用名詞結尾（語意過於曖昧不明）
  4. 群組要以第一句話來說明，每個群組的第一句話要有關聯性
2. 善用並聯與串聯 >>> 時間軸的使用方式
  1. 並聯（無時間順序）
    1. 問題點、對策列表、結果列表
  2. 串連（有時間順序）
    1. 問題發生、對策、結果
    2. 未來願景、中期經營策略、戰術
3. 宣告組成的架構
  1. 提供有幾項內容等等
  2. 應用：
  1. Email: 有關XXX的工作狀況，在此有兩項報告和請示。
故事化 — 製造誘因，想像情景讓對方認為事情與自己息息相關 >> “傳達對象是誰？“
1. 建構引言：因人或情況考慮而有不同
  1. 在引言說出對方期待的事或目標（早點得到答案、重點）
  2. 若對方對提案背景或原委不了解，可以先提背景
2. MECE — 互無遺漏、互不重複
  1. ＊注意：有時MECE表達會讓誘因消失，需要藉由鎖定來凸顯報告重點
  2. 條列式思考：使用絕對MECE
  3. 條列式表達：使用相對MECE （鎖定對方重視的部分來述敘）
3. 善用專有名詞讓概念具象化（Be Specific)
  1. 抽象事物更需使用專有名詞，給出例子
4. 聽者才是主角
  1. 套用聽眾的名字、組織、公司名稱等
  2. 先考慮到對方的情況
訊息化 — 表明自己的立場，讓對方心動並願意採取行動（Have a voice) >> “是否選擇了一條安全的表達之路？“
1. 不要：提出一般論、無可厚非的事等
2. 排除隱性贅述：用不著提及的詞 — 不要說廢話
  1. 內容沒意義，不如排除，鎖定重點的表達
  2. 無意義的詞：“改善”、重新調整、推行、最佳化、平衡、徹底、強化、實踐 —> 如果沒有具體的方式，以上的詞就毫無意義
3. 使用否定：強調不做的事，有效傳達自己的意圖
  1. 以….. 而非
  2. 與其…. 不如
  3. 不….而是
  4. 可以用相對否定，就是強調對比即可：比起….. 不如……, 從 A 到 B
4. 使用數字
  1. 履歷三大數字: 持有權限金額、管理人數、營業額 & 利潤
    1. 自己的經驗能用什麼數字來表示？
    2. 這項數字的指標是什麼？
  2. 公司願景、個人夢想也需加入數字 >>> 表示狀態、期限
隨時隨地使用超條列式表達
1. Email
2. PPT
3. 論文
4. 履歷等